절대 하지 말아야 할 회의

#프로젝트심리학 #재개발방법론 #개발자심리학

모든 회의에 해당되는 케이스는 아닙니다.
하지만, 겪어 본 사람이라면 어떤 경우를 말하는지 알겁니다.
회의가 ‘부장님 훈시 자리’로 활용되면 그 조직의 의사소통은 정체됩니다.
회의는 문제 해결을 위한 합의 수단으로 활용될 때 가장 가치가 큽니다.
(물론 나도 부장님 훈시를 한 적이 있습니다. 반성합니다.)

01. 좋은 회의란 목적이 명확하다.

회의란 여러 목적으로 열릴 수 있습니다.
하지만, 회의를 열 때는 목표를 명확히 하는 것이 좋습니다.
목표가 명확하다는 것은 회의의 “종료 조건”을 미리 정한다는 것입니다.
그리고, 종료 조건을 정한다는 것은 이런 일들이 일어난다는 것을 의미합니다.

• “종료 조건”이 충족되면 회의는 끝난다.
• “종료 조건”이 충족되지 않으면 회의는 계속 이어진다.
• 만일, 회의가 길어져도 “종료 조건”이 충족될 기미가 보이지 않으면, “종료 조건”을 만족시킬 숙제를 나누어 가지고 회의를 종료시킨다.

그래서, 회의 전에 어떤 “종료 조건”이 필요한지 미리 전달을 해야 합니다. 그러면 (일부 사람이라도) 미리 준비를 해옵니다.
그렇지 않으면 회의는 늘어지고 이런 일이 벌어집니다.

• 맥락을 이해하지 못한 사람들이 침묵한다. 또는 전혀 다른 맥락의 이야기를 말한다.
• 평소에 이 문제에 고민하던 사람만 준비되어 있다. 그래서 그 사람들만 말한다. 그리고 그 사람들이 회의를 독점한다.

아무런 언질 없이 만났는데, 좋은 회의를 할 수 있는 사람은 꽤 ‘훈련된 사람’입니다.
즉, 항상 회의할 준비가 되어 있다는 뜻인데 사실 개발자들은 그러면 안됩니다.
개발자들은 문제를 해결하기 위한 코드와 로직들로 머릿 속이 가득 차 있는 사람들입니다.
그래야 프로그래밍 진도가 빠집니다.
개발자들은 회의가 많을수록 기능 개발이 점점 늦어집니다. 당연히!

02. 절대 프로세스를 만들지 마라.

‘문제를 해결’하기 위한 회의에서 절대 하지 말아야 할 일이 있습니다.
바로 “프로세스”를 만드는 일입니다.
예를 들면 이런 말들이 회의 시간에 나오면 안됩니다.

• 그 문제를 해결하기 위해 이런 프로세스를 만듭시다.
• 그 프로세스는 담당자인 A 씨가 만듭시다.
• 그 프로세스를 모두 따릅시다.

이런 말들은 이런 문제를 가집니다.

• 문제는 해결되지 않은 채 계속 지연된 채로 헤어진다. 사람들은 지친다.
• 회의를 할수록 프로세스는 계속해서 늘어난다. 그러면 문제 해결은 점점 더 멀어진다.
• 일반적으로 A 씨 혼자서 만든 프로세스가 좋은 해결책이 될 확률은 1%도 되지 않는다.
• 그 프로세스가 문제를 해결해 줄지 확신할 수 없다.

일반적으로 새로운 프로세스를 만드는 것은 사람들의 “갈등”을 해소하려는 시도입니다.
즉, 대면 기회를 제거함으로써 갈등 기회를 만들지 않는 것입니다.

하지만, 소프트웨어 개발은 대부분 사람들이 함께 해야 결과물이 나오는 작업입니다.
그래서 대면 기회가 없어질수록 갈등이 더 커진다. 
따라서, “회의 종료”가 “좋은 프로세스”를 만들자는 것으로 끝났다면, 그 회의는 “거짓 회의”입니다.
소프트웨어 개발은 그런 일이 반복될수록 문제는 누적되고 갈등은 점점 더 커집니다.

03. 좋은 회의란 문제 풀이의 마감이다.

좋은 회의란 이런 것입니다.

• 회의가 끝났을 때 누가 무슨 일을 할 것인가 명확히 정리되어 있다.
• 그렇게 일을 했을 때 문제가 해결될 수 있다는 생각이 든다.
• 만일 문제가 해결되지 않았다면 다시 모여서 회의할 준비가 되어 있다.

좋은 회의란 여러 사람의 의견을 묻고 성공적으로 결론을 얻어 가는 과정입니다.
그래서 가능하면 짧을수록 좋습니다.
‘내 마음을 알아 맞춰봐’ 하는 스무 고개가 되면, 사람들은 회의를 기피 하게 됩니다.
자기가 대답할 수 없거나, 도움을 줄 수 없다고 생각하기 때문입니다.
그래서 그 시간을 무의미한 시간으로 인식합니다.

짧은 회의라면 이렇게 하는 것이 좋습니다.

• 평소에 회의하고 싶어 하는 안건을 따로 이야기해둔다. 그러면 사람들은 아이디어를 준비해둔다.
• 얻고 싶은 해답을 이해하기 쉽게 털어 놓는다. 그래야 다양한 가능성이 아니라, 문제 풀이에 집중할 수 있게 된다.
• Agenda 를 참여자들에게 미리 공지한다.그래야 생각을 정리해서 가져온다.

회의를 문제 풀이의 ‘시작’으로 생각하지 말고, 문제 풀이의 ‘마감’으로 활용할 필요가 있습니다.
문제 풀이의 시작은 가벼운 분위기에서 하는 것이 좋습니다.
무게감과 중압감을 줄여야 비로소 고민의 본질을 이해할  수 있기 때문입니다.
회의는 그동안의 생각들을 정리하고 결론을 내는 자리가 제일 좋습니다.

끝.